Sitzungsprotokolle

Was du damit machen kannst#

• Sitzungen aufnehmen: direkt im Browser oder als Datei hochladen
• Automatisch transkribieren: mit Erkennung, wer wann gesprochen hat
• Protokoll erstellen lassen: in Schweizer Hochdeutsch, nach deiner Vorlage
• Überarbeiten und freigeben: mit Versionsverlauf und mehrstufiger Freigabe
• Verteilen: per E-Mail an den Verteiler oder als Download
• Wiederfinden: über die Suche oder direkt im Chat

Die Erweiterung ist unter ihrer eigenen Adresse erreichbar, zum Beispiel https://protocol.ki.firma.ch. Du meldest dich mit deinem Firmenkonto an.

Installation#

sudo aictl extension install protocol

Während der Installation wirst du nach einem Zugangsschlüssel von Hugging Face gefragt. Hugging Face ist die Plattform, über die das Modell für die Sprechererkennung einmalig bereitgestellt wird. So gehst du vor:

1. Erstelle ein kostenloses Konto bei Hugging Face.
2. Akzeptiere die Nutzungsbedingungen des Sprechererkennungs-Modells. Den Link zeigt dir der Installationsassistent an.
3. Erstelle in deinem Konto einen Zugangsschlüssel mit Leserechten und gib ihn bei der Installation ein.

Beim ersten Start lädt die Erweiterung ihre Sprachmodelle einmalig herunter. Danach arbeitet sie komplett offline.

Eine Sitzung aufnehmen#

Du hast zwei Möglichkeiten:

• Live aufnehmen: Öffne Neue Aufnahme, erlaube den Zugriff auf das Mikrofon und starte. Optional wird auch der Ton deines Bildschirms aufgenommen, zum Beispiel bei Videokonferenzen. Während der Sitzung siehst du bereits ein vorläufiges Transkript. Mit Beenden startet die Auswertung.
• Datei hochladen: Lade eine bestehende Audioaufnahme hoch.

Wähle dazu eine Vorlage, zum Beispiel Kundenmeeting, Interne Sitzung, Bau-/Projektbesprechung oder Sales Call. Die Vorlage bestimmt, welche Abschnitte das Protokoll enthält. Eigene Vorlagen legst du ohne Vorkenntnisse in den Einstellungen an.

Eine Aufnahme darf bis zu acht Stunden dauern.

Sprecher und Fachbegriffe#

Die Erweiterung erkennt, wer gesprochen hat, und merkt sich Stimmen über mehrere Sitzungen. Du kannst Sprecher umbenennen, zusammenführen und einzelne Passagen nachhören.

Damit Namen und Fachbegriffe richtig geschrieben werden, pflegst du ein Glossar. Es verbessert sowohl die Transkription als auch das Protokoll. Einträge lassen sich auch als CSV- oder JSON-Datei importieren.

Sitzungsserien#

Wiederkehrende Sitzungen fasst du zu einer Serie zusammen. Dann:

• werden offene Punkte der letzten Sitzung automatisch übernommen und mit ihrem Status versehen (erledigt, teilweise, offen, unklar),
• gibt es eine Zeitleiste über alle Sitzungen,
• sind Verteiler und Freigebende pro Serie hinterlegt.

Bearbeiten und freigeben#

Das Protokoll bearbeitest du in einem komfortablen Editor. Jede Änderung wird als Version gespeichert, Unterschiede sind jederzeit sichtbar.

Für die Freigabe legst du fest, wer zustimmen muss: einzelne Personen oder ganze Gruppen. Jede Person erhält eine E-Mail mit Link und den Änderungen und gibt einzeln frei. Wird das Protokoll danach noch geändert, startet eine neue Freigaberunde.

Verteilen und exportieren#

• Per E-Mail: an den Verteiler der Serie oder an einzelne Personen. Den Mailserver hinterlegst du in den Einstellungen.
• Als Datei: Word, PDF, Markdown, das Transkript als Text oder die Originalaufnahme.
• Ans Archiv: Ist das Dokumentenarchiv installiert, landen freigegebene Protokolle auf Wunsch automatisch als PDF im Archiv.

Suchen und im Chat nutzen#

Die Volltextsuche findet Protokolle nach Titel, Inhalt und Transkript, auch bei Tippfehlern. Filter nach Zeitraum, Serie, Vorlage und Status helfen beim Eingrenzen.

Im Chat kannst du Fragen wie «Was haben wir letzte Woche zur Fassade entschieden?» stellen. Der Chat sieht dabei nur Protokolle, auf die die fragende Person auch in der Erweiterung Zugriff hat.

Datenschutz#

• Aufnahmen und Transkripte bleiben auf deinem Server.
• Protokolle sind nur für Personen oder Gruppen sichtbar, für die sie freigegeben sind.
• Stimmen gelten als besonders schützenswerte Daten. In den Einstellungen legst du fest, nach welcher Zeit Aufnahmen automatisch gelöscht werden. Standardmässig wird nichts gelöscht.
• In den Einstellungen siehst du für jedes Sprachmodell, ob es lokal oder extern läuft.