Dokumentenarchiv

Was du damit machen kannst#

• Ablegen: per Drag & Drop, per E-Mail, aus Netzlaufwerken oder automatisch per Schnittstelle
• Lesbar machen: auch gescannte Dokumente werden automatisch erkannt
• Verschlagworten lassen: die KI schlägt Titel, Absender, Dokumenttyp, Datum und Stichworte vor
• Finden: mit Volltextsuche und einer Suche, die den Sinn deiner Frage versteht
• Fragen stellen: und Antworten mit Verweis auf die passenden Dokumente erhalten
• Rechte vergeben: pro Ordner, für Personen oder Gruppen

Das Archiv ist unter seiner eigenen Adresse erreichbar, zum Beispiel https://archive.ki.firma.ch, und du meldest dich mit deinem Firmenkonto an.

Installation#

sudo aictl extension install archive

Das Archiv braucht keine zusätzlichen Zugangsdaten. Das nötige Sprachmodell für die Suche wird automatisch eingerichtet.

Ordner und Berechtigungen#

Dokumente liegen in einem Ordnerbaum. Jeder Ordner bestimmt, wer ihn sehen oder bearbeiten darf.

• Du gibst Ordner für einzelne Personen oder ganze Gruppen frei.
• Unterordner übernehmen die Rechte des übergeordneten Ordners, können aber strenger eingestellt werden.
• Hat jemand über mehrere Wege Zugriff, gilt das höchste Recht.

Pro Ordner legst du ausserdem fest, ob seine Dokumente in der intelligenten Suche erscheinen sollen.

Dokumente ins Archiv bringen#

Es gibt vier Wege, alle führen zum gleichen Ergebnis:

1. Hochladen im Browser: Ziehe Dateien oder ganze Ordner ins Fenster.
2. Per E-Mail: Verbinde ein Postfach, zum Beispiel für «Scan to Mail» am Drucker. Das Archiv holt neue Nachrichten regelmässig ab.
3. Netzlaufwerke: Überwache einen freigegebenen Ordner. Neue, geänderte und gelöschte Dateien werden automatisch übernommen.
4. Schnittstelle: Andere Programme liefern Dokumente automatisch an, siehe unten.

Unterstützt werden PDF, Bilder (PNG, JPG, TIFF), Text, Markdown, CSV, HTML sowie Word, Excel und PowerPoint im aktuellen Format. Doppelte Dateien werden erkannt und belegen nur einmal Speicherplatz.

Was nach dem Hochladen passiert#

1. Der Text wird erkannt, auch aus Scans, Tabellen und mehrspaltigen Layouts.
2. Die KI schlägt Titel, Absender, Dokumenttyp, Datum und Stichworte vor.
3. Das Dokument wird für die Suche aufbereitet.

Kann ein Dokument nicht verarbeitet werden, informiert dich das Archiv per E-Mail.

Suchen und Fragen stellen#

• Suche: Findet Dokumente nach Wörtern, auch bei Tippfehlern und unterschiedlichen Wortformen. Aktenzeichen und Nummern bleiben dabei zusammen.
• Fragen: Stell eine Frage in normaler Sprache, zum Beispiel «Wie lange ist die Kündigungsfrist beim Mietvertrag Lager Nord?». Du erhältst eine Antwort mit Verweisen auf die Fundstellen. Findet das Archiv keine passende Stelle, sagt es das ehrlich, statt zu raten.

Im Chat stehen dieselben Möglichkeiten zur Verfügung. Dabei gelten immer die Ordnerrechte der fragenden Person.

Aufbewahrungsfristen und Papierkorb#

Pro Ordner kannst du eine Aufbewahrungsfrist festlegen. Dokumente unter Frist können weder gelöscht noch rückdatiert werden. Gelöschte Dokumente landen zuerst im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen.

Schnittstelle für andere Programme#

Andere Programme, zum Beispiel deine Buchhaltung oder ein Scanner, können Dokumente automatisch ablegen und abrufen.

• Schnittstellen-Schlüssel erstellst du in den Einstellungen des Archivs.
• Jeder Schlüssel gilt nur für bestimmte Ordner und erlaubt Lesen, Schreiben oder beides.
• Mehrfach gelieferte Dokumente werden erkannt und nicht doppelt abgelegt.
• Zugriffe werden protokolliert.

Die vollständige Beschreibung der Schnittstelle findest du direkt im Archiv unter Einstellungen.

Nach einer Wiederherstellung#

Nach dem Wiederherstellen eines Backups baut das Archiv seinen Suchindex automatisch neu auf. Je nach Anzahl Dokumente kann die intelligente Suche danach eine Weile unvollständig sein.